Mise en place du télétravail en entreprise, comment faire ?

Mise en place du télétravail en entreprise

Avant même que le covid-19 ne perturbe les habitudes de millions de personnes sur la planète, le télétravail était déjà devenu standard pour de nombreux employés, salariés ou freelances. Toutefois, la mise en place du télétravail en entreprise peut prendre du temps et quelques préparations en amont afin d’assurer la pérennité de l’entreprise. Voici quelques lignes directrices pour mettre en place le télétravail en entreprise.

S’assurer de la possibilité du télétravail

Pour être sûr que toutes les personnes puissent télétravailler, voici une check-list pratique :

  • Proposer un outil de communication (synchrone et asynchrone) : les personnes ont besoin de moyens pour communiquer et clarifier les choses en temps réel, mais également en différé. Vous pouvez opter pour des applications telles que Slack ou Microsoft Teams.
  • Avoir un outil de visioconférence, qui peut être le même outil de communication. Vous pouvez, toutefois, en utiliser un autre, comme Zoom ou Hangouts Meet.
  • Faire une liste de toutes les activités de l’entreprise qui se déroulent en personne et hiérarchiser ces activités. Vous pouvez trouver un moyen et un outil pour que chaque activité puisse être effectuée à distance. Par exemple, les réunions peuvent être effectuées par visioconférence en utilisant Zoom.
  • Passer en revue les politiques de sécurité : celles-ci ne sont pas tout le temps adaptées au travail à distance. Cette révision est, par ailleurs, bénéfique à court et à long terme.
  • Gérer l’accès aux ressources : certains employés ne peuvent pas accéder efficacement aux ressources depuis leur domicile compte tenu de certaines pratiques informatiques strictes. Il est donc important de faire le point et de préparer à l’avance les services.

Que fournir, en tant qu’entreprise, pour assurer le télétravail efficace des employés ?

Il est important de prévoir un budget alloué au télétravail des employés. Ainsi, vous pouvez prendre en considération les coûts d’une connexion Internet (notamment s’il est important d’avoir un haut débit), les frais de la garde des enfants, les frais d’une chaise et d’un bureau, d’une lampe, d’une webcam, ou encore d’un casque avec microphone. Bien entendu, les éléments à prendre en compte et la priorité de ces derniers varient d’une entreprise à une autre.

Être un exemple en tant que dirigeant

Lors de la mise en place du télétravail, le dirigeant se doit être présent sur tous les outils en ligne, communiquer de manière proactive et engager des conversations en temps opportun. La personne se doit d’être disponible et accessible, tout en montrant son côté personnel et faire preuve de vulnérabilité. Il existe, par ailleurs, quelques commandements à suivre pour assurer le télétravail et atteindre les objectifs fixés. Les dirigeants doivent également traiter les problèmes soulevés par les employés en faisant preuve de diplomatie et de compassion. En outre, le travail à distance présente un risque : les employés peuvent avoir tendance à passer trop de temps en ligne sans transitions, travaillant de longues heures de manière toxique. Ainsi, il est important pour le dirigeant de donner un exemple de mise hors ligne pour prendre une pause et se ressourcer.

Créer des expériences à distance

Sur l’outil de communication, vous pouvez créer une chaîne Milestones pour célébrer les promotions, les anniversaires ou les départs. Vous pouvez également créer une chaîne type Coffee-Machine, pour les conversations drôles, les blagues et les informations du moment qui permettent aux employés de retrouver le côté humain en télétravail. Par ailleurs, les personnes trouvent plusieurs manières d’exprimer leur compassion les uns envers les autres dans un bureau. À distance, il existe d’autres façons de prendre soin des autres, comme des messages de soutien ou d’encouragement. Il existe également plusieurs activités pour souder une équipe en ligne et favoriser la cohésion du groupe.

En appliquant ces quelques directives, la mise en place du télétravail se fera simplement et vous vous rendrez compte que le travail à distance est plus un avantage qu’un défi à surmonter. Il permet en effet de démocratiser les opportunités et s’ouvrir à de nouvelles possibilités : loin d’être une simple tendance, le télétravail est là pour rester et se répandre.

Nous sommes en France… Ne pas oublier l’administratif :

Bien sur, vos employés pourraient faire une mauvaise chute ou se blesser dans le cadre de leur travail, il faut donc bien penser lors de la mise en place du télétravail à le stipuler dans le contrat de travail et en parler avec votre assurance. Pour aller plus loin, voici un site pour découvrir plus d’information avec la situation exceptionnelle que nous traversons : http://www.inrs.fr/risques/teletravail-situation-exceptionnelle/ce-qu-il-faut-retenir.html

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