Management à distance : Premiers pas pour ajouter des freelances à votre équipe interne

Management à distance : Premiers pas pour ajouter des freelances à votre équipe interne

Il y a quelque temps, un de mes clients m’a fait part des difficultés qu’il avait à recruter. Il rencontrait un turnover important. Les développeurs étaient non seulement très difficiles à trouver mais en plus ils partaient vite. Je lui ai donc demandé pourquoi il ne travaillait pas avec des freelances en télétravail. Il m’a répondu que ses processus interne ne permettaient pas le management à distance. En réponse à ma surprise, il m’a invité à venir « coworker » dans son open-space pour que je puisse observer l’équipe depuis l’intérieur, invitation que j’ai accepté avec plaisir.

L’observation a été rapidement instructive ; cet article présente mes observations, la liste de mes recommandations ainsi que le résultat qui a été visibles au cours des mois qui ont suivis.
Vous verrez que non-seulement ces petits changements d’habitudes ont autorisé l’inclusion dans l’équipe de nouveaux membres à distance, mais ils ont aussi augmenté la productivité ainsi que la satisfaction générale de l’équipe.


NORMALISER LES RÉUNIONS

Réunion équipe de freelances

Observation :

Lors de mon séjour dans la startup, j’ai observé le directeur se lever de sa chaise avec une nouvelle idée et improviser une réunion interrompant le travail en cours. Les réunions de suivi quant à elles se faisaient quand le chef de projet trouvait ça opportun.

Conseil :

Je leur ai donc conseillé de normaliser les réunions, nous avons suivi la méthode « Scrum » :

  • Une réunion de suivi quotidienne à heure fixe ayant une durée maximum de 15 minutes
  • Pour les réunions stratégiques, elles sont devenues planifiées et régulières avec invitation et comportant un but clair énoncé avant la réunion.

Résultat :

Cette nouvelle organisation donne un rythme à l’équipe. Pendant la réunion de suivi les membres s’expriment sur leurs progrès et sur les difficultés rencontrées. Cette réunion quotidienne inclut les individus travaillant à distance en visioconférence. Tous savent où en sont leurs collègues et gardent une vision globale du projet. En option, pour permettre de travailler sur plusieurs fuseaux horaires cette réunion peut être fixée tôt le matin ou en fin d’après-midi.

Les réunions stratégiques ont gagné en efficacité car tous les participants viennent préparés en connaissant le sujet du jour, ils viennent avec des questions, des suggestions qui permettent des brainstormings efficaces et, dans la plupart des cas, de sortir de la réunion avec un plan d’action. La planification, en plus d’éviter les interruptions dans le travail permet aussi la participation de l’équipe à distance.

Personne ne se sent exclu et tout le monde suit l’avancée du travail.


ENCOURAGER LES COMMUNICATIONS ASYNCHRONES

Communication freelance en télétravail

Observation :

Régulièrement, les membres des équipes marketing et service client se levaient pour aller poser des questions aux développeurs qui étaient interrompus sans arrêt dans leur concentration. Les développeurs, eux communiquaient déjà de manière asynchrone sur Slack.

Conseil :

Mon conseil a été d’éviter les rencontres impromptues à un bureau. Lorsqu’une personne a une demande à faire elle le fait sur Slack en acceptant de ne pas avoir de réponse immédiate.

Rappelons la loi de l’économiste suédois Sune Carlson:

« Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois. »

Sune Carlson nous fait comprendre que le temps perdu à cause de l’interruption d’une tache est supérieur au temps de l’interruption.

Résultat :

Nous avons pu observer une augmentation de l’efficacité de l’équipe n’étant plus interrompue. Cela a permis de communiquer avec l’équipe à distance de la même manière qu’avec l’équipe interne. La communication asynchrone permet aussi de conserver un écrit des échanges et de s’y référer si besoin.
Grace à cette nouvelle habitude, chaque membre de l’équipe conserve désormais le même niveau d’information.


OUTILS

Pour mettre en place cette nouvelle stratégie de management à distance, nous avons utilisé ces outils :

Trello : Trello est un outil permettant d’implémenter simplement un tableau Kanban. Il peut être utilisé pour Scrum pour les projets de travail. Mais il peut aussi être aussi utilisé dans le cadre d’actions de cohésion d’équipe, pour préparer un séminaire ou un voyage d’entreprise ; tous les invités pourront contribuer et/ou voir l’avancée du projet.
https://trello.com/

Slack : Chat interne à l’entreprise, permet de créer des groupes par équipes par exemple, mais aussi de créer des conversations sur l’ensemble de l’équipe tout en supprimant les mails. C’est un outil de travail mais il peut être aussi utilisé pour des conversations informelles ; bien utilisé il peut aussi participer à la cohésion d’équipe.
https://slack.com/

Visio : Plusieurs outils s’offrent à vous pour la visio. Pour une visio individuelle ou avec un petit groupe de personnes, skype ou appear.in peuvent suffire, Avec une équipe plus importante, on conseillera des outils payants comme zoom https://www.zoom.us/ .


VERS UN MANAGEMENT PLUS FLEXIBLE

Management équipe de freelances

De plus en plus d’entreprises comprennent que les mentalités et les habitudes de travail sont en train d’évoluer. Si vous avez lu jusqu’ici c’est que vous êtes sans doute déjà convaincu par les avantages ou la nécessité du management à distance. Il y a des individus avec des talents incroyables qui ne rejoindront jamais les bureaux d’une entreprise pour des raisons familiales ou de mobilité. Ils ne demandent pourtant qu’à mettre leurs expertises et leur énergie dans la mission qui leur est confiée. En optimisant leurs processus internes, les entreprises ont l’opportunité de s’entourer des meilleurs.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *


facilisis ante. neque. sed mattis quis,