Comprendre la gestion de projet Trello dans un contexte remote

Utiliser la estion de projet Trello dans un contexte remote

Il peut être difficile de mettre tout le monde sur la même page au sein d’une même équipe, spécialement si c’est une équipe remote. À moins, bien sûr, que vous n’utilisiez un outil efficace et polyvalent, comme la gestion de projet Trello. Le secret de cet outil est la rapidité avec laquelle vous pouvez le personnaliser pour répondre à vos besoins spécifiques. Bien qu’il ne soit pas forcément adapté pour les grandes équipes, il est très pratique pour les petites équipes.

Par ailleurs, c’est le premier outil que nous mettons en place au sein des équipes autogérées de Skuadron.

Si un tableau vide sur Trello peut être aussi intimidant qu’un document Word vide, l’outil reste simple à utiliser en mettant en place quelques bonnes pratiques. Prêts à devenir accro ?

La gestion de projet Trello sous microscope

Pour ceux d’entre vous qui ne connaissent pas Trello, il s’agit d’un outil de planification visuelle avec un grand nombre d’utilisations flexibles. Pour les équipes qui opèrent à distance, c’est un outil aussi simple qu’efficace, qui permet de se concentrer sur l’avancement de l’équipe. Trello est pour les collaborateurs en remote ce qu’est la boussole pour les globe-trotters.

L’application se résume à trois points principaux :

  • Les boards ou tableaux : un espace vide pour les équipes d’organiser un projet ou un processus, comme le recrutement, le calendrier éditorial, ou le plan de lancement. Les tableaux de Trello sont conçus pour être vus de gauche à droite.
  • Les listes : ce sont les flux d’éléments qui composent un projet. Au sein d’un board, il peut y avoir une liste pour les tâches à faire, une autre pour celles en cours, et une dernière pour celles réalisées.
  • Les cartes : elles composent les listes et contiennent donc de nombreuses informations sur un élément spécifique. Par exemple, une carte concernant une solution à développer, peut contenir le contact du développeur (efficace quand l’équipe est en remote), la deadline, le statut ou la priorité de la mission, les points à prendre en compte ainsi que des liens pour plus d’informations.

Quelques bonnes pratiques pour travailler en remote

A chaque projet son tableau

La plus grosse erreur qu’il est nécessaire d’éviter, dans la gestion de projet Trello, pour maximiser son efficacité est de regrouper plusieurs projets dans un seul tableau. Cela peut rapidement entraîner un manque de responsabilité et finalement, des projets plus lents et chaotiques. Optez plutôt pour un tableau par projet pour être plus organisé et avoir une vue plus dégagée. L’équipe à distance s’y retrouvera plus facilement. Une fois le projet terminé, vous pouvez l’archiver. Pour un meilleur repérage, utilisez les listes comme milestones soit : tâches à effectuer, tâches en cours, tâches accomplies.

Voir notre article sur la méthode Kanban

Une mission ou une solution par carte

Il est plus simple de se repérer quand chaque tâche à effectuer possède sa propre carte. Au sein d’une carte, vous pouvez utiliser les labels pour signaler la priorité et l’état d’avancement de la mission, assigner des collaborateurs à la carte, utiliser les deadlines et laisser des commentaires pour les informations complémentaires. Vous pouvez également utiliser les commentaires pour signaler un bug ou autre. Pour les sous-tâches, vous pouvez utiliser les check-lists.

Définissez clairement les workflows pour chaque tableau

Sans des règles clairement définies, il est difficile de savoir où une carte doit se trouver, si elle est prête à changer de liste ou pas encore, et quand elle doit être archivée. Pour que toutes les personnes de l’équipe remote s’y retrouvent, vous pouvez faire de la première liste Trello une sorte de guideline à suivre tel que : “Comment utiliser le tableau ?”. Ce guide peut comprendre une brève description du tableau, son objectif et les instructions détaillées pour chaque liste, de telle manière à ce que chaque collaborateur puisse s’y retrouver facilement.

Utiliser des templates pour gagner du temps

Les templates permettent de gagner du temps et établir une cohérence. Quand il s’agit de développer des solutions similaires, il peut être judicieux de configurer un tableau Trello et de le réutiliser à chaque projet. Vous pouvez cloner des tableaux entiers, ou encore ne copier que des listes.

Pour conclure, un rappel de nos experts en gestion de projet Skuadron : « L’outil ne fait pas le projet ». Si la gestion de projet Trello est efficace, il est vital de l’encadrer avec une bonne communication : Expliquer en amont le fonctionnement de l’outil à l’équipe concernée et proposer des habitudes saines de communication.

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