6 commandements à suivre lorsque vous travaillez avec des collaborateurs à distance

6 commandements à suivre lorsque vous travaillez avec des collaborateurs à distance

Plus qu’une simple tendance, le travail à distance a révolutionné le monde du travail. Que ce soit dans l’organisation, dans les moyens de communication ou encore dans le sentiment d’appartenance, les collaborateurs à distance ont leurs impacts. Même lorsque ces derniers se trouvent de l’autre côté de la planète.

Découvrez les 6 commandements à suivre pour vous assurer d’une bonne transition et atteindre vos objectifs tout en travaillant avec des freelances à distance.

1. Empathie et écoute : l’humain avant tout

Ce conseil est valable dans toutes les configurations, avec des collaborateurs en présentiel ou à distance. Tout commence par l’écoute : Qui sont-ils ? Pourquoi ont-ils choisi ce mode de vie ? Comment se sentent-ils intégrés à l’entreprise ? Apprenez à les connaître en tant que personne. 

Essayez-vous à leur mode de vie pendant quelques jours. Vous verrez qu’il existe de nombreux avantages (comme le fait de ne pas prendre les transports le matin) mais aussi des défis à relever. En expérimentant, vous serez plus aptes à comprendre leurs situations et donc à faire preuve d’empathie. 

Développer votre empathie pour le bien-être de vos collaborateurs, mais aussi pour votre entreprise : l’empathie est une bonne habitude et elle vous servira aussi à comprendre les besoins de votre cible. En écoutant les retours de vos clients, vous serez mieux à même de façonner un produit, un service ou une expérience répondant à leurs besoins.

2. Dédiez des moments spécifiques pour les réunions

De même, ce commandement s’applique dans tous les cas, que vous travailliez avec des collaborateurs à distance ou non. 

Interrompre vos collègues directement à leurs bureaux pour une petite question rapide influe négativement sur leur productivité. Oui, je sais, tout le monde fait ça et « c’est vraiment une petite question rapide ». Mais cette mauvaise habitude a d’autres conséquences :

Une fois la conversation terminée, la plupart des idées échangées s’évaporent dans les airs. L’entreprise ne profitera pas de cet échange certainement constructif .

En prenant des décisions à la va-vite, sans inclure les collaborateurs à distance, vous passez peut-être à côté de leurs idées et de leurs contributions.

Il peut arriver que des réunions de dernière minute et spontanée soient nécessaires, ou qu’une décision doit vite être prise. L’important, c’est que vous restiez accessible : communiquez à travers un chat public pour que tout le monde puisse suivre les progrès et les décisions prises.  

3. Organisez des réunions en visioconférence pour tout le monde 

Lorsque vous organisez une réunion, veillez à ce que tout le monde soit sur le même pied d’égalité. Si un seul collaborateur se trouve en visioconférence et que le reste des employés sont ensemble dans la même salle, peu de chance pour que le collaborateur à distance se sente à sa place.

Ce dernier ne pourra pas ressentir l’atmosphère dans la salle, suivre facilement le fil de la conversation, interagir au bon moment … Si tout le monde est à son bureau en vidéoconférence, personne ne se sentira isolé. 

4. Le monde est grand : tenez compte des fuseaux horaires 

Puisque vos collaborateurs peuvent se trouver partout à travers le monde, vous ne pouvez pas prendre de décisions à la dernière minute. Si vous avez un sujet sensible qui demande réflexion et prise de décision, il vaut mieux se préparer à l’avance pour pouvoir en discuter avec toute l’équipe.

En fin de compte, alors qu’on pourrait croire que ça complique, la communication asynchrone s’avère être plus efficace. Les réunions sont organisées à l’avance, les décisions seront donc préparées et réfléchies. 

5. Consacrez des moments pour socialiser 

Les freelances travaillent généralement de leurs maisons ou depuis un espace de coworking . Ils sont donc souvent ouverts et disponibles pour socialiser et rencontrer de nouvelles personnes.

Vous pouvez consacrer un moment spécifique dans la semaine pour sociabiliser. En développant une relation personnelle avec vos collaborateurs à distance, vous faites tomber les barrières, facilitant ainsi la communication pour le travail. Vous pouvez également avoir un groupe de discussion dédié pour partager des informations personnelles, des blagues, des photos … tout ce qui n’a rien à voir avec le travail. Ce genre d’initiative aide l’équipe à être plus connecté, peu importe où chacun se trouve sur le globe terrestre. 

6. Utilisez les bons outils de partage

En y réfléchissant, c’est grâce à l’avancement des technologies et l’avènement de l’internet que nous sommes capables de travailler à distance. De meilleures plateformes vidéo, un système toujours plus compétent … ont rendu possible le travail à distance.

Au lieu d’imposer un système de communication, écouter vos collaborateurs sur les outils qu’ils utilisent pour être plus productifs et efficaces.

Quelques logiciels/plateformes qui facilitent le travail à distance:

  • Trello : permet de suivre en un clin d’oeil l’avancement des tâches, garde toutes les sources importantes.
  • Zoom : Un logiciel de partage d’écran, vidéos conférences, à deux ou à plusieurs.
  • Confluence : une sorte de Wikipedia interne, idéale pour partager du contenu.
  • Slack : le meilleur outil pour chatter en groupe ou en privé, avec historique des conversations et partage de documents. 

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